Cada vez mais, investe-se em praticidade para o cotidiano conforme as inovações de mercado e dessa forma, automatiza-se tarefas de forma a potencializar a gestão e torná-la mais eficiente.
É essencial para qualquer setor ter registros com fácil acesso e no caso da Segurança do Trabalho, é indispensável por usá-los para evitar falhas e perda de prazos, cumprindo as obrigações determinadas pelas normas vigentes.
Mas e como executar uma gestão eficiente dos documentos relacionados a EPIs?
Para isso, é fundamental analisar certas medidas importantes para que a gestão funcione de forma adequada.
De início, pode-se pensar na digitalização dos documentos pois papéis estão suscetíveis a fogo, umidade e diversas outras situações que o torne de difícil leitura ou até mesmo acabe perdendo o mesmo e tendo esse registro no digital, é possível acessá-lo de qualquer local.
Procure um sistema de armazenamento em que torne possível acessar os documentos de qualquer dispositivo e a qualquer momento. Leve em consideração que os mesmos dados sobre a segurança do funcionário, por exemplo, é de interesse do RH, segurança do trabalho e almoxarifado pois os três setores atualizam a ficha do funcionário sobre qual ambiente o mesmo irá trabalhar, quais EPIs precisa e quais foram entregues.
Tratando-se da segurança do funcionário no trabalho, todas os setores responsáveis devem ter o acesso aos dados de forma acessível, tornando os processos rápidos e sem gargalos. Assim, um setor não precisa solicitar ao outro alguma informação atualizada sobre tal situação e obter o que precisa muito tempo depois.
Outro fator essencial é estabelecer níveis de acesso ao sistema de gestão, garantindo uma proteção extra e não deixando os dados vulneráveis a má intenções e ações errôneas. Assim, só vai ter acesso a dados sigilosos quem realmente pode obter tal informação.
E quais benefícios a empresa terá com a boa gestão?
Uma das razões de adotar o sistema de gerenciamento de documentos é a facilidade do acompanhamento completo dos processos em um único dispositivo. O que antes era necessário ir em vários setores para se ter uma única informação, com o processo automatizado nem precisa sair do lugar.
Com a automatização, garante-se que os dados estarão ao alcance de todos os responsáveis ao mesmo tempo e sem demora, dando uma visão abrangente da situação e facilitando a conclusão de rotinas necessárias e a tomada de decisões.
Além disso, os setores são responsáveis por várias outras rotinas além da segurança do trabalhador e com a automatização, torna o processo mais rápido por ser possível atualizar e acompanhar tudo em um único sistema. Ainda, é possível identificar com rapidez os possíveis erros no processo e tomar decisões de forma mais firme.
Por fim, com a boa gestão dos documentos, obtém-se maior segurança por não sofrer com fatores como umidade, incêndios e outros pontos de risco, além de evitar falhas internas como falta de dados importantes, produtos e prazos vencidos e outros problemas comuns.
E como te ajudamos com essa gestão?
Sistemas específicos para a gestão de entrega de EPIs faz seu negócio alavancar, sendo essencial dispor de recursos inovadores e com melhor custo-benefício.
Com nosso sistema, há expertise voltada para a saúde e segurança do trabalho para que suas tarefas sejam otimizadas e elimine os problemas durante o processo.
Assim, sua empresa conta com funções importantes para a boa gestão de documentos, tudo automatizado e com assinatura digital, facilitando a emissão e envio de arquivos importantes para os órgãos responsáveis.
A boa gestão associada a tecnologia certa é essencial para as empresas, contando com inúmeros benefícios que tornam um diferencial competitivo para tal, principalmente para quem tem um maior volume de atividades diárias.
